Digitale ledenvergadering binnenkort weer mogelijk

De Tijdelijke wet COVID-19 bood verenigingen tijdelijk de mogelijkheid om volledig digitale vergaderingen te houden. Sinds het vervallen van de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid op 1 februari 2023, is het voor verenigingen niet langer mogelijk om volledig digitale algemene ledenvergaderingen te houden. Vanwege de positieve ervaringen met digitaal vergaderen tijdens de COVID-19 pandemie heeft de wetgever actie ondernomen. Op 11 januari 2024 is het Wetsvoorstel digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen en de bijbehorende memorie van toelichting (“MvT”) ingediend bij de Tweede Kamer. Dit voorstel maakt een digitale ledenvergadering binnenkort weer mogelijk. Naast deze mogelijkheden blijft de mogelijkheid om hybride te vergaderen bestaan.

Voorwaarden wetsvoorstel

Verenigingen en VvE’s (Verenigingen van Eigenaars) hebben geen statutaire basis nodig om hun algemene ledenvergaderingen digitaal of hybride te organiseren. Om draagvlak onder de leden te waarborgen, stelt het wetsvoorstel voor dat de algemene ledenvergadering het bestuur kan machtigen om een hybride of volledig digitale vergadering te organiseren. Dit machtigingsvoorschrift is van regelend recht, wat betekent dat de statuten hier eventueel van kunnen afwijken.

Het uitgangspunt van het wetsvoorstel is dat digitale algemene vergaderingen zoveel mogelijk een weerspiegeling moeten zijn van fysieke vergaderingen. Dit houdt in dat leden aan de digitale vergadering moeten kunnen deelnemen alsof ze fysiek aanwezig zijn. Ze moeten op een eerlijke manier vragen kunnen stellen, waarop het bestuur naar beste weten antwoord geeft. Een tweezijdig elektronisch communicatiemiddel, dat zowel beeld als geluid ondersteunt, is daarbij essentieel. Hiermee kunnen leden de vergadering live volgen en actief deelnemen. Bovendien moeten leden ‘live’ kunnen stemmen tijdens de vergadering en zich kunnen identificeren via dit elektronische communicatiemiddel. De MvT benadrukt dat verenigingen moeten nadenken over de impact van digitale vergaderingen op leden met beperkte digitale vaardigheden en hoe zij aan hun behoeften kunnen voldoen.

Het wetsvoorstel vereenvoudigt en moderniseert ook de regels voor het digitaal oproepen tot een vergadering. Het schaft het vereiste af dat een verenigingslid moet instemmen met elektronische oproeping. In plaats daarvan wordt het toegestaan om de oproeping elektronisch en openbaar aan te kondigen op een manier die rechtstreeks en permanent toegankelijk is, zoals op een website. Bij hybride of volledig digitale algemene vergaderingen moeten verenigingen in de oproeping duidelijk de procedure voor deelname en stemrecht via elektronische middelen aangeven, inclusief instructies over de te gebruiken app of website en de stemprocedure.

Alternatief digitale vergadering

De wetgever streeft ernaar om de nieuwe wettelijke regeling per 1 januari 2025 in werking te laten treden. Als een mogelijk alternatief tot 1 januari 2025 voor een digitale vergadering, kan een vereniging met een klein aantal leden ervoor kiezen om een besluit buiten vergadering te nemen. In dat geval hoeft het besluit niet een fysieke ledenvergadering te worden genomen. De wet biedt de mogelijkheid om een besluit buiten vergadering te nemen als alle leden hiermee instemmen. Dat kan ook digitaal.

Tot slot

Heb je een vraag over de mogelijkheden voor een hybride of digitale ledenvergadering, neem dan vrijblijvend contact op via het contactformulier, de WhatsApp-button op deze pagina of via 040 304 13 84.