Privacyverklaring

Dit is de privacyverklaring van Kernjuristen, gevestigd aan Kastanjelaan 400 (5616 LZ) te Eindhoven en ingeschreven in het register van de Kamer van Koophandel onder nummer 93021909, hierna te noemen: “Kernjuristen” of “wij”.

Wij verzamelen op verschillende manieren persoonsgegevens, bijvoorbeeld wanneer je het contactformulier op onze website invult of wanneer je gebruik maakt van onze juridische dienstverlening. Bij de verwerking van persoonsgegevens houden wij ons aan de privacywetgeving die van toepassing is, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat:

• wij persoonsgegevens alleen voor gerechtvaardigde doeleinden verwerken, zoals uitgelegd in deze privacyverklaring;
• we alleen de strikt noodzakelijke persoonsgegevens verzamelen en bewaren die nodig zijn voor bepaalde doeleinden;
• we persoonsgegevens op een transparante manier verwerken en eisen dat onze partners die namens ons persoonsgegevens verwerken, hetzelfde doen;
• we, indien toestemming vereist is, je uitdrukkelijk om goedkeuring zullen vragen voor het verwerken van je persoonsgegevens;
• we de nodige beveiligingsmaatregelen nemen om je gegevens te beschermen;
• we jouw rechten respecteren, waaronder het recht op inzage, aanpassing en verwijderingen van jouw persoonsgegevens die door ons worden verwerkt.

In deze privacyverklaring informeren we je over welke persoonsgegevens we verzamelen en verwerken, de redenen hiervoor, hoe lang we deze gegevens bewaren, de beveiligingsmaatregelen die we hebben getroffen om jouw persoonsgegevens te beschermen, je rechten als betrokkene en hoe je contact met ons kunt opnemen. Deze onderwerpen zijn verdeeld over de volgende paragrafen:

1. Verwerking van persoonsgegevens: categorieën, doeleinden en wettelijke grondslagen
2. Bewaartermijnen
3. Doorgifte van persoonsgegevens aan derden
4. Beveiligingsmaatregelen
5. Jouw rechten
6. Cookieverklaring
7. Klachten
8. Wijzigingen in de privacyverklaring
9. Contactgegevens

1.     Verwerking persoonsgegevens: categorieën, doeleinden en wettelijke grondslagen

Met persoonsgegevens bedoelen wij alle gegevens die gebruikt kunnen worden om een persoon te identificeren. Kernjuristen verwerkt in ieder geval de volgende categorieën persoonsgegevens:

• contactinformatie: voor- en achternaam, titel, (mobiele) telefoonnummer, e-mailadres, KvK-nummer, btw-identificatienummer, website, bedrijfsadres/postadres en andere bedrijfs- en contactinformatie;
• correspondentie: brieven, e-mailberichten en contactformulieren en andere communicatie;
• identificatie en achtergrondinformatie: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats en gegevens van een identificatiebewijs;
• gegevens over de opdracht: gegevens over onze dienstverlening aan onze cliënten, gegevens met betrekking tot de aard van de opdracht, nadere gegevens die aan ons verstrekt worden ten behoeve van onze dienstverlening, gegevens we verkrijgen uit openbare bronnen en bankrekeningnummer(s);
• gegevens ten aanzien van de apparatuur die wordt gebruik om de website www.kernjuristen.nl te bezoeken zoals het IP-adres, MAC-adres, de gebruikte software;
• cookies: analytische cookies en tracking cookies. Voor meer informatie over cookies verwijzen wij je naar ons cookiebeleid zoals opgenomen onder paragraaf 4 van deze privacyverklaring.

We verwerken persoonsgegevens altijd met een specifiek doel en alleen als daarvoor een specifieke wettelijke grondslag is.

Kernjuristen verwerkt bovenstaande persoonsgegevens voor de volgende doelen:

1. om (potentiële) cliënten een prijsopgave te verstrekken voor de diensten die we leveren;
2. voor het verlenen van juridische dienstverlening;
3. om te kunnen communiceren met cliënten en websitebezoekers die het contactformulier hebben ingevuld;
4. voor een cliëntacceptatie onderzoek;
5. voor facturatiedoeleinden;
6. om derden zoals accountants en notarissen in te schakelen en te kunnen voorzien van gegevens, welke noodzakelijk zijn voor de voorbereiding, uitvoering en afronding van de overeengekomen opdracht;
7. om uitvoering te geven aan toepasselijke wet- en regelgeving (waaronder de administratieverplichtingen);
8. voor het onderhouden van de relatie met cliënten door hen te informeren over juridische ontwikkelingen en evenementen;
9. om relevantie informatie te tonen op de website en het gebruik van onze website te optimaliseren.

Kernjuristen verwerkt bovengenoemde persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke grondslagen:

• de betrokkene heeft toestemming gegeven (doeleinde 3);
• het is noodzakelijk om gegevens te verwerken om een overeenkomst uit te voeren (doeleinden 1, 2 en 6);
• het is noodzakelijk om gegevens te verwerken omdat er een wettelijke verplichting is die voor Kernjuristen geldt (doeleinden 5 en 7);
• het is noodzakelijk om gegevens te verwerken om gerechtvaardigde belangen van Kernjuristen of een derde te beschermen (doeleinden 4, 8 en 9). Wanneer Kernjuristen persoonsgegevens behandelt op grond van de wettelijke grondslag ‘gerechtvaardigd belang’, vindt er een zorgvuldige evaluatie van belangen plaats vóór aanvang van deze verwerking. Hierbij wordt het gerechtvaardigde belang van Kernjuristen bij het verwerken van gegevens afgewogen tegen de privacybelangen van betrokkenen. Mocht je meer details wensen over hoe deze afweging tot stand komt, neem dan gerust contact met ons op. Onze contactgegevens vind je in het laatste hoofdstuk van deze privacyverklaring.

Onze website bevat verwijzingen naar websites, waaronder naar Instagram en LinkedIn. Graag wijzen we erop dat bij het gebruik van onze sociale media kanalen deze privacyverklaring niet van toepassing is en wij niet verantwoordelijk voor de inhoud van die websites. De betreffende websites zijn zelf verantwoordelijk voor de inhoud die zij weergeven en gebruik van de website door bezoekers. Wij verwijzen je door naar de privacyverklaring van deze social media websites.

2.    Bewaartermijnen

Kernjuristen bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is voor bovenstaande beschreven verwerkingsdoeleinden. In sommige gevallen is Kernjuristen genoodzaakt om persoonsgegevens langer te bewaren, bijvoorbeeld om te kunnen voldoen aan de wettelijke administratieplicht.

De volgende bewaartermijnen hanteren wij:

• persoonsgegevens die actief zijn verstrekt (bijvoorbeeld via het contactformulier op de website of via de telefoon) bewaren wij twee jaar nadat de overeengekomen opdracht is afgewikkeld of nadat het contactformulier is verstuurd indien daar geen opdracht uit voort is gekomen;
• persoonsgegevens van cliënten die opgenomen dienen te worden op onze declaratie bewaren wij zeven jaar na het aflopen van het kalenderjaar waarin de factuur is verstuurd (in verband met de wettelijke administratieplicht);
• gegevens over activiteiten op onze website en technische gegevens van de apparatuur die wordt gebruik om de website te bezoeken bewaren wij zes maanden nadat de website is bezocht.

Zijn de afgesproken of de wettelijke termijnen verlopen, dan verwijderen wij de persoonsgegevens.

3.    Doorgifte van persoonsgegevens naar derden

Wij delen persoonsgegevens met externe partijen alleen wanneer dit wettelijk is toegestaan. Er zijn situaties waarin we persoonsgegevens aan derden doorgeven, bijvoorbeeld in het geval wij hen hebben ingeschakeld om gegevens te verwerken of als je daar expliciet toestemming voor hebt gegeven.  Kernjuristen  heeft uitgebreide technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen. Wij zullen alleen persoonsgegevens delen met derden met soortgelijke standaarden van technische en organisatorische maatregelen.

Ten behoeve van onze dienstverlening kunnen wij persoonsgegevens verstrekken aan partijen die gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Wij doen dit alleen als er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van persoonsgegevens.

4.    Beveiliging

De persoonsgegevens die aan ons worden verstrekt worden met de hoogste mate van zorg en volledige vertrouwelijkheid behandeld. Wij zorgen er daarnaast voor dat er passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen worden getroffen om persoonsgegevens voldoende te beschermen tegen misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijzigingen. Wij treffen onder meer de volgende beveiligingsmaatregelen:

• toegangscontrole op onze laptops en systemen, gebruik maken van wachtwoorden en vingerafdrukken;
• toegangsmaatregelen op kantoor zoals toegangschips, camerabeveiliging en afgesloten archiefkasten;
• encryptie en beveiligde overdracht van digitale bestanden (d.m.v. Secudoc); en
• beveiliging van netwerkverbindingen via een VPN-verbinding.

Wij werken daarnaast vrijwel geheel digitaal; papieren documenten worden gescand en geüpload in een beveiligde digitale omgeving en de oude papieren worden vervolgens vernietigd.

Mocht je vermoeden dat jouw persoonsgegevens niet adequaat beveiligd is, of als je tekenen van misbruik opmerkt, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.

5.    Cookiebeleid

Op onze website maken we gebruik van zowel eigen cookies als cookies van externe partijen. Cookies zijn kleine tekstbestanden die automatisch opgeslagen of gelezen kunnen worden op het apparaat van een bezoeker, zoals een PC, tablet of smartphone, via de webbrowser. We gebruiken cookies om het gedrag van bezoekers van onze website bij de houden en voor het afspelen van de video op de homepagina.

Welke cookies gebruikt Kernjuristen?

• analytische cookies om het websitegebruik te analyseren en daarmee de website te optimaliseren voor de bezoeker;
• marketing cookies om de video op de homepagina af te kunnen spelen.

Wij maken gebruik van Google Analytics (V4). Wij hebben Google Analytics “privacy vriendelijk ingesteld”. Dit houdt onder meer in in dat de gegevens versleuteld en anoniem verwerkt worden en wij geen gegevens delen met Google. Verder gebruiken wij Google Analytics niet in combinatie met andere diensten van Google.

Voor het plaatsen van marketing cookies die afkomstig zijn van Youtube hebben we jouw toestemming nodig. We geven je daarom de mogelijkheid om toestemming te geven voor het plaatsen van deze cookies. Je kunt jouw toestemming altijd intrekken.

Deze cookies verzamelen onder andere de volgende gegevens:

• IP-adres;
• cookie-id;
• gebruiks- en klikgedrag;
• referrer-URL.

Bij je eerste bezoek aan onze website of app krijg je een notificatie te zien waarin we uitleggen hoe we cookies gebruiken. We vragen je, indien nodig, om toestemming voor het plaatsen van cookies.

Hieronder tref je een tabel aan met een opsomming van de specifieke cookies die we inzetten:

6.    Rechten van betrokkenen

Als wij persoonsgegevens van je verwerken, heb je de volgende rechten:

• Recht op inzage: je hebt het recht de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, in te zien.
• Recht op rectificatie: het recht op rectificatie van jouw persoonsgegevens, bijvoorbeeld indien jouw persoonsgegevens niet juist zijn.
• Recht op gegevens verwijderen: in bepaalde gevallen het recht om ons te vragen jouw persoonsgegevens te verwijderen.
• Recht om je toestemming in te trekken: je kunt je toestemming altijd intrekken (indien toestemming de grondslag is voor de verwerking). Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Dat wil zeggen dat toestemming niet meer geldt vanaf het moment van intrekken.
• Recht op beperking van de verwerking: in bepaalde gevallen heb je het recht om ons te vragen tijdelijk te stoppen met het gebruik van je persoonsgegevens. Bijvoorbeeld als de gegevens onjuist zijn.
• Recht op dataportabiliteit: in bepaalde gevallen heb je het recht om de persoonsgegevens te ontvangen die wij van je hebben.
• Recht op bezwaar: je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens.
• Recht op menselijke blik bij besluiten: het recht om niet te maken te hebben met een beslissing die enkel en alleen is gebaseerd op automatische verwerking (inclusief profilering), die wettelijke gevolgen hebben of je verregaand treffen.

Als je een van deze rechten wilt uitoefenen, kun je contact met ons opnemen via de contactinformatie vermeld in het laatste deel van deze privacyverklaring. Wij zullen dan in principe binnen een maand aan je verzoek voldoen.

7.     Klachten

Voor het indienen van een klacht over het gebruik van jouw persoonsgegevens kun je contact met ons opnemen via de contactinformatie vermeld in het laatste deel van deze privacyverklaring via de contactinformatie. Elke klacht wordt door ons intern behandeld en we zullen daarover verder met jou communiceren. Mocht je van mening zijn dat we je niet adequaat hebben geholpen, dan heb je de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8.    Wijziging privacyverklaring

De Kernjuristen behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen. Bij discussie wordt uitgegaan van de laatste privacyverklaring, welke op onze website is gepubliceerd. Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd in april 2024.

9.    Contactgegevens

Indien je vragen hebt over deze privacyverklaring, de wijze waarop wij persoonsgegevens verwerken of als je een klacht of een verzoek wilt indienen ter uitvoering van jouw rechten zoals hierboven genoemd, dan kun je contact opnemen per telefoon op 040 – 304 13 84, per e-mail op info@kernjuristen.nl of via het contactformulier op de website.